Começar um novo projeto dentro da empresa, em diversas situações, é muito desafiador, porque requer um planejamento, recursos e negociações com stakeholders para que tudo aconteça da maneira correta.

E mesmo empregando tudo ou quase tudo necessário nesta etapa de planejamento, é comum escutar: “Poxa, mais um projeto para isso?”. Pois é, existem maneiras de evitar que as pessoas da organização pensem dessa forma.

O principal problema quando decidimos implementar um novo projeto está relacionado à priorização. Você precisa ter claro o que o projeto vai trazer de benefícios e quais questões vai ajudar a resolver. Podemos considerar esses pontos como básicos, mas grande parte das empresas não age assim e as que agem, não executam essa tarefa bem.

E isso ocorre porque não conseguem sair do habitual, adotar o famoso ‘Think outside de box’ (pense fora da caixa), pois estão pensando no esforço e não no principal, que são os resultados.

Aliado a isso, você deve ter as respostas para algumas perguntas que eventualmente os colaboradores farão: “Por que estamos começando mais um projeto?” e “Qual resultado esperamos?”. Acredite em mim, pensar por resultados vai conseguir mudar toda a dinâmica dos seus projetos, pois estes serão o guia para você se organizar, priorizar e atingir suas metas.

Outro ponto importante é conseguir trazer valor no curto prazo. O que isso quer dizer? É comum que os projetos tragam resultados apenas a longo prazo, no entanto, é essencial mudarmos essa mentalidade e comer o boi em bifes.

Ou seja, fatiar e desmembrar, para conseguir gerar valor o quanto antes, promovendo um acompanhamento com disciplina e focando na comunicação com o time.

Veja como isso que estou falando não é de hoje. Segundo um estudo realizado em 2015 pelo Project Management Institute Brasil (PMI) com 300 grandes empresas brasileiras, cerca de 76% do fracasso dos projetos teve como causa falhas na comunicação. E quase uma década depois, percebemos que o dado continua atual, visto que uma comunicação com ruídos segue gerando problemas. Você mesmo pode constatar isso na sua realidade.

Uma gestão baseada em OKRs – Objectives and Key Results (Objetivos e Resultados) -, pode ser útil para evitar que falhas assim aconteçam, já que uma das premissas é alinhamento constante entre os integrantes da equipe, para que todos estejam na mesma página. Isso ajuda a evitar ruídos na comunicação, além de gerar uma aproximação maior, facilitando para que exista mais sinergia e os colaboradores se empenhem para trabalhar em equipe de maneira coesa.

Afinal, é de responsabilidade do líder do projeto garantir que todos os colaboradores tenham de fato compreendido o propósito e as mudanças advindas da implementação dele, entendendo assim, a razão de estarem se engajando para transformar a ideia em realidade. Pois, sejamos sinceros, um time que não acredita no projeto acabará frustrado no final do dia, não entregando a melhor performance.

Além disso, os OKRs vão auxiliar a reavaliar a rota, caso necessário, durante a execução do projeto, pois você vai precisar ficar de olho se o resultado esperado está sendo alcançado ou não.

E este mesmo racional vai te ajudar a fazer uma melhor priorização do portfólio de projetos. O que isso significa? Se você aprender a pensar por resultado, vai decidir melhor quais projetos devem ser implementados e vai desperdiçar menos tempo e recursos neste “mais um projeto”, que escutamos com tanta frequência dos colaboradores.

(Pedro Signorelli é especialista em gestão, com ênfase em OKRs. É responsável, dentre outros, pelo case da Nextel)